Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) ist ins Enterprise Content Management (ECM) eingestiegen. Im Fokus standen dabei vor allem die elektronische Akte, der Workflow und das elektronische Archiv. Ziel war die Einführung einer möglichst hoch integrierten Lösung, die die verschiedenen Teilbereiche des ECM mit einer Produkt-Suite abdecken kann.

Größere Speicherkapazität und schnellerer Zugriff auf archivierte Dokumente waren die Ziele der GEZ, als sie sich 2002 zur Modernisierung ihrer Storage-Infrastruktur entschloss. Da im Call-Center immer öfter Anfragen zu älteren Vorgängen eingingen, war der Umstieg auf neueste Speichertechnologie mit Hochverfügbarkeitsgarantie für den gesamten Datenbestand unumgänglich geworden. Außerdem stieß der vorhandene Speicherplatz für die Archivierung der zahlreichen Dokumente an seine Grenzen. Durch die Einführung eines unternehmensweiten elektronischen Workflows zur Bearbeitung von Teilnehmerkonten im Juli 2005 stiegen die Anforderungen an das SER-System stärker als 2002 vorausgesehen, so dass sich die GEZ erneut zu einer Erweiterung des Systems bzgl. Kapazität und Performance entschloss.

400 Mitarbeiter im Dezernat 7 "Soziales, Integration" des Landschaftsverbands Rheinland (LVR) in Köln bewirtschafteten im Bereich Sozialhilfe einen Bestand von 90.000 Akten mit ca. 20 Mio. Seiten Papier. Bearbeitung und Zugriff auf die Papierakten konnten nur nacheinander in den Bereichen Leistung, Einnahme und Abrechnung erfolgen. Lange Transportzeiten von der Registratur zum Sachbearbeiter ließen sich nicht vermeiden. Ein elektronisches Aktenmanagement sollte die Nachteile papiergebundener Vorgangsbearbeitung überwinden und zu Effizienzsteigerungen, Kostenersparnis und einer umfassenden Prozessoptimierung führen.

Abwasserbeseitigung, Hochwasserschutz, Gewässerunterhaltung und Straßenentwässerung – diese hoheitlichen Aufgaben übernehmen in der Stadt Köln die Stadtentwässerungsbetriebe. Um der stetig steigenden Informationsflut Herr zu werden, begann die StEB schon sehr früh, sich mit elektronischem Dokumentenmanagement zu beschäftigen und die Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsmethoden vertraut zu machen. Ziel war u.a. der Aufbau eines effizienten Information-Lifecycle-Managements unter Berücksichtigung der rechtlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung sowie eine schrittweise Optimierung der Verwaltungsprozesse, z.B. in der Buchhaltung.