Die KABA GmbH ist seit 1999 Kunde der SER Solutions Österreich GmbH und setzte bisher eine Scanning- und Archivierungslösung mit Anbindung an das Warenwirtschafts-System mySAP ERP ein. An vier verteilten Standorten in Österreich sowie an Standorten in Deutschland und Italien haben Sachbearbeiter Zugriff auf die sicher elektronisch gespeicherten Dokumente. Im Rahmen der Aktualisierung der IT-Strategie und Modernisierung von Anwendungen sollte die bestehende SER Lösung erneuert und erweitert werden. Das von KABA entwickelte Auftragsbearbeitungs-System „Optima“ sollte eng mit der DOXiS Lösung integriert werden, sodass dem Sachbearbeiter jederzeit alle Dokumente zu einem Auftrag oder Kunden zur Verfügung stehen.

Eine historisch gewachsene, heterogene IT-Struktur mit einer hohen Anzahl an Individualentwicklungen und Schnittstellen verursachte einen hohen Supportaufwand. Um weiteres Wachstum von JK zu ermöglichen, waren Standardisierung und Business-Performance-Verbesserungen daher die wichtigsten Ziele einer 2004 neu definierten, internationalen IT-Strategie, bei der das SAP-System eine zentrale Rolle spielen sollte. „Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Platz zu den richtigen Kosten“, so formuliert Michael Groß, Director IT World bei JK, die Zielsetzung.

eMail-Archivierung für 2.500 User. Angesichts der stetig steigenden eMail-Flut wollte der Automobilzulieferer HARMAN/BECKER Automotive Systems die technische Basis für die eMail-Kommunikation seiner mehr als 2.500 Mitarbeiter an die gestiegenen Anforderungen anpassen. Dazu sollte das Speichervolumen der Exchange-Datenbanken reduziert sowie eine revisionssichere Langzeitarchivierung implementiert werden, unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

Die Gewährleistung der Aufbewahrungspflichten im Rahmen von Compliance-Anforderungen des Sarbanes-Oxley-Act stand im Vordergrund bei der Entscheidung für eine automatisierte eMailarchivierung bei der BASF-Tochter Elastogran. Weitere Ziele: sichere Dokumentenablage, revisionssichere Langzeitarchivierung sowie Reduzierung des erforderlichen Speicherplatzes im Mailsystem.

Mehrere 100.000 Montageaufträge pro Jahr fallen beim Spezialisten für Antriebstechnik SEW-EURODRIVE an. Bis 1993 wurden diese Papierdokumente in Ordnern abgelegt und nach dem Ende des Geschäftsjahrs auf Mikrofilm gespeichert. Die Medien Papier und Mikrofilm brachten jedoch einen hohen Aufwand für Sortierung, Archivierung und vor allem Recherche mit sich: 270 Zugriffe und 23 Stunden Such- und Wegezeiten pro Tag inkl. externer Recherchen von in- und ausländischen Niederlassungen verzeichnete das Unternehmen damals. Mithilfe eines elektronischen DMS und Archivs sollte daher eine taggenaue Erfassung der Aufträge bei minimalem personellem Aufwand durch möglichst hohe Automatisierung erreicht werden. So sollten Personalkosten, Vorgangs- und Prozesskosten sowie Papierverbrauch reduziert und Lagerplatz gespart werden. Weiteres Ziel war die Erhöhung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.