Vor allem immer wieder zum Jahreswechsel kämpfen Energieversorger mit einer gewaltigen Flut an Rechnungsbelegen. Dies führte regelmäßig zu personellen Engpässen und erheblicher Mehrarbeit. Ziel der Stadtwerke Flensburg war daher eine umfassende Optimierung der Rechnungsbearbeitung, um die Bearbeitungszeiten wesentlich zu verkürzen.

Wie ein Konzern jede Menge Energie für Rechnungen spart. Alle bürokratischen Generatoren laufen auf Hochbetrieb. Tag für Tag. Keine Pause. Die nächsten hundert Belege warten schon. Rund 60.000 Rechnungen von 2.000 unterschiedlichen Lieferanten verzeichnet der Infrastrukturkonzern jährlich. Der Papierstrom nimmt oft kein Ende, die Verarbeitung kostet viel Aufwand und noch mehr Zeit. Eine Situation, die jedes Unternehmen bestens kennt. Mitarbeiter arbeiten in Spitzenzeiten wie am Fließband, damit kein Sand in das Buchhaltungsgetriebe kommt.

Schnelles Auffinden jeglicher Kundenkorrespondenz an jedem relevanten Arbeitsplatz im Unternehmen und zusätzlich bei dem externen Dienstleister der EWR, das war die Zielsetzung für ein elektronisches Dokumenten-Management (DMS). Der Dienstleister für die Umzugsbearbeitung sollte ebenfalls in das Projekt mit einbezogen werden.