Fachartikel

Elektronische Archivierung – wer meint, das sei ein alter Hut, der irrt gewaltig. Auch wenn die ersten Systeme bereits vor mehr als 20 Jahren auf den Markt kamen, im Zeitalter der Globalisierung ist die Informationsverfügbarkeit von Unternehmensinformationen wichtiger denn je. Unverzichtbare Voraussetzung dafür ist das elektronische Archiv, heute nicht mehr nur als Insellösung in einzelnen Abteilungen zu sehen, sondern mehr und mehr als unternehmensweiter Informationsspeicher für alle Daten und Dokumente, auch neudeutsch zentrales Content Repository genannt.

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Elektronische Akten sind der Standard für effizienten, standortübergreifenden Zugriff auf vollständige Informationen, Dokumente und Prozesse. Wer wissen will, ob der Umstieg auf elektronische Akten für sein Unternehmen sinnvoll ist, sollte sich die folgenden Fragen beantworten: Wie lange dauert der Zugriff auf eine bestimmte Akte? Wie sicher ist sie aufbewahrt? Wie kann der Mitarbeiter an Standort B darauf zugreifen? Wann wurde das letzte Backup gemacht? Wo noch befinden sich Teile der Kundenakte?

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Im Vertragswesen interessieren Fakten und keine Vermutungen. Welche Rahmenvereinbarungen wurden mit einem Lieferanten ausgehandelt? Wie lauten die Konditionen? Welches Volumen wurde mit diesem Lieferanten in den letzten 12 Monaten abgewickelt? Gab es Eskalationen und Reklamationen? Diese Fragen stellen sich Manager in den verschiedensten Unternehmen und Branchen. Denn immer mehr Verträge werden von den Unternehmen abgeschlossen und müssen überwacht werden – Kooperationsverträge, Leasingverträge, Einkaufsverträge etc. Die steigende Anzahl und wachsende Komplexität der Verträge sowie verschärfte Anforderungen aus den aktuellen Compliance-Richtlinien machen das Vertragsmanagement im Unternehmen zu einer strategischen Aufgabe.

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Jedes Jahr werden Milliarden Dokumente wie Briefe, Faxe, eMails und andere elektronische Dokumente erzeugt und an Unternehmen, Behörden und Organisationen verschickt. Vielfach beinhalten diese Dokumente geschäftsrelevante Informationen, und die möglichst rasche, zeitnahe Zustellung an den korrekten Empfänger mit allen erforderlichen Informationen ist zur weiteren Bearbeitung von zentraler Bedeutung. Leider sieht die Praxis oftmals anders aus: Die traditionelle Postverteilung auf dem Papierweg dauert je nach Größe einer Organisation viele Stunden oder gar Tage. Und selbst wenn ein Dokument dann auf dem Schreibtisch des Empfängers liegt, hat es noch nicht Eingang in elektronische Verarbeitungsabläufe gefunden. Parallel dazu führen eMails und Webformulare, die ebenfalls zur Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen genutzt werden, oft ein Eigenleben, obwohl sie doch zur Kommunikation mit dem Kunden dazugehören.

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Ob Energieversorger, Zigarettenhersteller, Handelsunternehmen, Spezialist für Sicherheitstechnik oder Werbeagentur – in der Kreditorenbuchhaltung schlummert in Unternehmen aller Branchen ein großes Einsparpotenzial. Zu ineffizient und damit auch zu teuer ist die herkömmliche manuelle Bearbeitung von papierbasierten Eingangsrechnungen. Bei einem automatischen Invoice Management ist das anders. Den Beweis liefern die Anwenderbeispiele BBDO Deutschland, British American Tobacco, Stadtwerke Flensburg und Dräger Safety.

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Mittlerweile haben wir uns daran gewöhnt, über E-Mails schnell Entscheidungen herbeizuführen, an denen die unterschiedlichsten Empfänger beteiligt sind. Gibt es doch alle notwendigen Informationen mit dem berühmten Knopfdruck. Was sich weniger schnell angepasst, ist die Organisation in den Unternehmen und die Einbindung der E-Mail-Kommunikation in die Geschäftsprozesse. Obwohl die Flut der E-Mails in den letzten Jahren rasant gestiegen ist und immer noch weiter zunimmt, hinkt die fachliche und technische Organisation des E-Mail-Verkehrs oftmals hinterher.

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