Elektronische Akten sind der Standard für effizienten, standortübergreifenden Zugriff auf vollständige Informationen, Dokumente und Prozesse. Wer wissen will, ob der Umstieg auf elektronische Akten für sein Unternehmen sinnvoll ist, sollte sich die folgenden Fragen beantworten: Wie lange dauert der Zugriff auf eine bestimmte Akte? Wie sicher ist sie aufbewahrt? Wie kann der Mitarbeiter an Standort B darauf zugreifen? Wann wurde das letzte Backup gemacht? Wo noch befinden sich Teile der Kundenakte?

Die typischen Antworten in deutschen Unternehmen sehen so aus: 15 Minuten bis zu einem Tag dauert die Suche nach einer bestimmten Akte. Die Sicherheit ihrer Aufbewahrung muss mit der Schulnote 5 bewertet werden. Mitarbeiter in den Niederlassungen haben keinen Zugriff auf Papierakten des Standorts A. Backup? Was soll das sein? Und: Weitere Inhalte, die eigentlich in die Kundenakte gehören, befinden sich noch in vier anderen Abteilungen.

Spätestens nach dieser Standortbestimmung wird es Zeit, nach Lösungen für ein elektronisches Aktenmanagement zu suchen. Denn der Abschied vom Papier ist der Schlüssel zu einer besseren Auskunftsbereitschaft und produktiveren Verwaltung im Unternehmen insgesamt. Paperakten kosten das Unternehmen viel Geld: für das Erstellen, Transportieren, Anfordern, den Zugriff und letztlich für das sichere Aufbewahren.

Bei herkömmlichen Ordnern stellt sich die Frage: Wie legt man die gesamte Akte ab, so dass man sie einfach wiederfinden kann? Meist wird sie in einem Regalsystem oder einer Mappe in einer Hängeregistratur geordnet abgelegt und zudem außen beschriftet, was zusammen einem Ablageplan entspricht. Dagegen kann die elektronische Akte natürlich wesentlich flexibler abgelegt werden, da dies über beliebige Indexkriterien erfolgen kann und nicht auf einen hierarchischen Ablageplan beschränkt ist. Ebenso sind Mehrfachzuordnungen möglich, während die physikalische Akte an einem Ort steht.

Elektronisches Aktenmanagement stellt darüber hinaus leistungsfähige Funktionen zur vorgangsorientierten Aktenbearbeitung zur Verfügung und unterstützt damit die Umsetzung von Richtlinien sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften (Compliance). Von der Abteilungslösung bis zum unternehmensweiten Einsatz ermöglichen elektronische Akten den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente.

Der Wunsch nach elektronischen Akten besteht in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen: Die Mitarbeiter benötigen Kundenakten für den Vertrieb, Projektakten für die Fertigung und Entwicklung, Personalakten für die Personalabteilung, Vertragsakten für die Rechtsabteilung etc. Aus Sicht der IT ist eine Lösung ideal, mit der sich auf Basis einer Plattform die unterschiedlichen Aktenanwendungen für jeden Unternehmensbereich realisieren und administrieren lassen. Integrierte Lösungen für elektronische Akten und eine workflow-gesteuerte Sachbearbeitung wie die DOXiS4 Records Management- und Workflow-Lösungen von SER sind für alle Anwendungsbereiche konfigurierbar und können zu erheblichen Qualitätssteigerungen in der Verwaltung beitragen. „Solche digitalen Akten ermöglichen die gleiche Handhabung wie Papierakten, bieten aber deutlich mehr Funktionalität, Geschwindigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit“, urteilt Oswald Freisberg, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH und Spezialist für Enterprise Content Management Software.

eAkten können die verschiedensten Arten von Dokumenten enthalten. Sie bieten vollständige Informationen auf einen Blick, indem sie die unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen. Dazu zählen Dokumente wie z.B. Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch Daten aus Mailsystemen und multimediale Objekte, Internetlinks, Zeichnungen, kaufmännische Daten aus dem ERP-System, Kundeninformationen aus dem CRM-System oder auch Referenzen auf Geschäftsprozesse und Business Objects. Somit dient die elektronische Kundenakte als zentraler Einstiegspunkt für die übergreifende Recherche. Die Arbeitsweise mit elektronischen Akten entspricht dank ausgereiften DMS-Funktionen den papierbasierten Gewohnheiten - inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Metainformationen. Sogar das „Mitnehmen” einer Akte als PDF-Export  ist möglich. Durch die direkte Anbindung an ein elektronisches Archiv wird die rechts- und revisionssichere Speicherung sichergestellt. Die Anbindung an einen Workflow ermöglicht die Automatisierung von Prozessschritten.

Elektronisches Aktenmanagement und elektronisches Archiv als zentrales Content Repository, in das alle Ein- und Ausgangsdokumente abgelegt werden, bilden die technologische Voraussetzung für die Verfügbarkeit aller Informationen, wann und wo immer sie benötigt werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: 

• Auskunftsbereitschaft jederzeit von jedem Arbeitsplatz, auch im Call Center
• Jeder Telefonkontakt kann sofort kunden- oder vorgangsbezogen zugeordnet werden
• Unterstützung bei der Erstellung, Verwaltung und Verteilung der anfallenden Dokumente
• Effizienzsteigerung des gesamten Beschwerdemanagements
• Einbeziehung aller ein - und ausgehenden Kanäle
• Unternehmensweite Recherche
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Schnellerer Informationsfluss
• Erhöhung der Produktivität
• Senkung der Betriebskosten è schneller ROI

Elektronische Akten mit Struktur

Aufbau und Inhalt einer elektronischen Akte sind mit einer modernen Records Management-Lösung genauso flexibel möglich, wie bei der Papierakte. Sie kann Referenzen auf Dokumente und andere Akten enthalten und mit Index-Kriterien versehen werden, die zur Recherche benutzt werden. Das bei der elektronischen Akte „Ordner“ genannte Register enthält die verschiedensten Arten von Dokumenten: eingescannte Eingangspost, Office-Dokumente, Web-Dokumente, E-Mails, Notizen, Statusinformationen zu Vorgängen, aber auch Links (URLs) zu Webseiten mit zugehörigen Informationen. Hinterlegte Aktenmodelle sorgen dafür, dass bestimmte Akten immer den gleichen Aufbau haben. Es kann genau festgelegt werden, welche Dokumentarten beispielsweise in einer Kundenakte abgelegt werden. Ein vordefinierter Aktenplan enthält Ablagevorschriften für sämtliche Akten innerhalb einer Abteilung oder einer Organisation.

Dynamisches Aktenmanagement mit virtuellen Akten

Aktenmodelle können sowohl statische als auch dynamische Akten enthalten. Der Inhalt dynamischer Akten muss nicht manuell bestimmt werden, sondern wird über Suchanfragen definiert. Alle bei der Indizierung eines Dokumentes oder Vorgangs verwendeten Begriffe können für die Suchanfrage an das Archiv verwendet werden. Archivierte Dokumente, die den gewünschten Indizierungsbegriff besitzen, werden so automatisch einer bestehenden Akte und darin optional – auch mehreren - virtuellen Ordnern zugeordnet. Pro Akte können verschiedene Ordner angelegt werden, die jeweils häufig vorkommende Suchanfragen – virtuelle Sichten – repräsentieren. Nach einem Suchlauf können diese virtuellen Sichten auch „materialisiert“ werden, d.h., die Dokumente oder Vorgänge werden dann als statischer Link in die Akte eingetragen. Statische und dynamische Inhalte können auch in einer Akte kombiniert werden.

Akte komplett mit integrierter E-Mail-Kommunikation

Zu einer vollständigen elektronischen Akte gehören selbstverständlich auch ein- und ausgegangene E-Mails. Intelligente E-Mail-Managementsysteme schaffen die "Parallelwelt" E-Mail-Kommunikation ab und integrieren E-Mails in die elektronischen Akten. Sie sorgen dafür, dass Informationen aus E-Mails nicht in den Postfächern der Mitarbeiter verschwinden, sondern automatisch entsprechend ihrem Geschäftskontext den richtigen elektronischen Akten zugeordnet werden. So sind sie für alle am Vorgang beteiligten Mitarbeiter verfügbar. Wer z.B. eine Kundenakte öffnet, findet dort auch den gesamten Schriftverkehr, unabhängig davon, über welchen Kommunikationskanal er abgewickelt wurde. Intelligente Verfahren sorgen dafür, dass die inhaltliche Analyse und richtige Zuordnung zu bereits vorhandenen Vorgängen automatisch erfolgt, ohne zusätzlichen Aufwand für den Benutzer.

Die passende Aktenlösung für jede Anforderung

• Kundenakte (Vertrieb)
  Die elektronische Kundenakte stellt auf Knopfdruck alle aktuellen und historischen Daten zu einem Kunden einschließlich der brieflichen und eMail-Korrespondenz zur Verfügung, z.B. Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, eMails, Internet-Links, Zeichnungen, kaufmännische Daten aus dem ERP-System oder Kundeninformationen aus dem CRM-System.
  
• Vertragsakte
  In die elektronische Vertragsakte werden alle vertragsrelevanten - papierbasierende wie auch elektronische - Schriftstücke aufgenommen. Workflow-Funktionen übernehmen die Überwachung von Terminen und Fristen und machen die Vertragsbearbeitung transparent und für jeden nachvollziehbar, da alle Bearbeitungsschritte festgehalten werden.
  
• Lieferantenakte (Einkauf)
  Die multimediale Lieferantenakte bietet dem Einkauf die alle relevanten Informationen z.B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Preisinformationen, Schriftverkehr und Verträge. Bei den Inhalten kann es sich um Word-Dokumente, gescannte Images, EDI-Daten, aber auch um einen Verweis auf die Homepage des Lieferanten oder um das neueste Produkt-Video handeln. 
  
• Personalakte
  Die Personalakte unterstützt die Geschäftsprozesse des Personalmanagements. Alle Belege zu einem Mitarbeiter wie z.B. Gehaltsmitteilungen werden in der elektronischen Personalakte verwaltet. Die elektronische Personalakte kann in verschiedene operative Systeme wie SAP R/3 HR oder Paisy integriert werden.
  
• Qualitätsmanagementakte
  Eine elektronische Akte kann auch als automatisierte Lösung für das Qualitätsmanagement eingesetzt werden. Sie vereinfacht die Erstellung, Bearbeitung, Pflege und Überwachung sowie die Veröffentlichung von Qualitätsmanagementhandbüchern. Integriert in ein Webportal, ermöglicht sie das einfache und schnelle Publizieren der Handbücher z.B. im Intranet. 
  
• Projektakte (technische Bereiche mit CAD-Integration)
  Bei Projekten wie der Herstellung von Anlagen, der Einführung von IT-Systemen oder dem Entwurf einer neuen Maschine arbeiten Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Bereiche zusammen. Sie bearbeiten mit den verschiedensten Werkzeugen Inhalte für diese Projekte - Ingenieure nutzen CAD-Werkzeuge, Account Manager Tools zur Angebotserstellung, Projekt-Manager Controlling- und Reporting-Lösungen. Die Projektakte ermöglicht eine zentrale Verwaltung sämtlicher Inhalte, unabhängig vom Ursprungssystem. 
  
• Patientenakte (medizinische Versorgung)
  Die elektronische Patientenakte (EPA) lässt sich aufbauen wie eine Krankengeschichte auf Papier. Entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes lassen sich beliebige patienten-, fall- und periodenbezogene Sichten erstellen. Die elektronische Patientenakte verwaltet Daten, Dokumente, Bilder und multimediale Objekte ebenso wie Altakten und Mikrofilm. Sie lässt sich in die führenden KIS-Systeme integrieren.
  
• Kreditakte (Banken)
  Gerade im Kreditbereich führt die Unterstützung durch elektronische Dokumente zu einer erheblich schnelleren Prozessabwicklung und damit auch besseren Kundenbetreuung. In einer elektronischen Kreditakte stehen alle entscheidungsrelevanten Dokumente und kundenbezogenen Daten auf Knopfdruck zur Verfügung. 
  
• Bestandsakte (Versicherungen)
  Versicherungsakten bieten eine einheitliche Kundensicht über alle Dokumente aus verschiedenen Marktbereichen, wie z.B. Policen-Akten aus dem Bereich Lebensversicherung oder Schadenakten aus dem Haftpflichtbereich. Eine hierarchische Aktenanzeige bietet den Sachbearbeitern einen transparenten Überblick über alle Vorgänge und Versicherungsarten, die einen Kunden betreffen. 
  
• Gerichtsakte (Gerichte und Anwaltskanzleien)
  Seit 2005 dürfen Richter, Rechtsanwälte und Bürger Gerichtsakten elektronisch führen und elektronische Kommunikationsformen wie Datenaustausch und eMail unter Verwendung der Digitalen Signatur gleichberechtigt neben der – herkömmlich papiergebundenen – Schriftform oder der mündlichen Form rechtswirksam verwenden. Die elektronische Gerichtsakte enthält alle relevanten Dokumente, vom Schriftsatz der Klage, über Schriftverkehr bis zum digital signierten Urteil des Richters.