Im Vertragswesen interessieren Fakten und keine Vermutungen. Welche Rahmenvereinbarungen wurden mit einem Lieferanten ausgehandelt? Wie lauten die Konditionen? Welches Volumen wurde mit diesem Lieferanten in den letzten 12 Monaten abgewickelt? Gab es Eskalationen und Reklamationen? Diese Fragen stellen sich Manager in den verschiedensten Unternehmen und Branchen. Denn immer mehr Verträge werden von den Unternehmen abgeschlossen und müssen überwacht werden – Kooperationsverträge, Leasingverträge, Einkaufsverträge etc. Die steigende Anzahl und wachsende Komplexität der Verträge sowie verschärfte Anforderungen aus den aktuellen Compliance-Richtlinien machen das Vertragsmanagement im Unternehmen zu einer strategischen Aufgabe.

Den Anstoß für die Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements geben oft die Wirtschaftsprüfer, die regelmäßig ins Haus kommen, um den Jahresabschluss zu erstellen. Die Empfehlung lautet: Die Vertragsverwaltung sollte auf ein elektronisches Vertragsmanagement umgestellt werden, um den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu genügen. Der IST-Zustand ist Oft werden Verträge dezentral archiviert: Einige werden im kaufmännischen Bereich aufbewahrt, einige befinden sich in der Rechtsabteilung, wieder andere Verträge verwaltet der zuständige Abteilungsleiter. Die Vertragsverwaltung wird mithilfe von Excel-Tabellen erledigt. Es gibt keine „Karte“ oder „Kompass“, die als Wegweiser zu den Vertragsdokumenten führen würde.

Verträge elektronisch zu archivieren, ist der erste Schritt hin zu einem effizienten Vertragsmanagement. Elektronische Vertragsdokumente sind dann für berechtigte Personen auf Knopfdruck verfügbar, unabhängig von Ort oder Zeit. Prozessverbesserungen ergeben sich dadurch aber nicht automatisch. Hinzukommen muss eine workflow-gesteuerte Abwicklung, von der Vertragserstellung über die Abstimmung bis hin zur Überwachung. Um alle relevanten Vertragsdaten und dazugehörigen Dokumente im Blick zu haben, benötigt man außerdem die elektronische Vertragsakte, die den kompletten Vorgang bündelt. Im Prinzip enthält eine Enterprise Content Management-Suite alle Bausteine für ein effizientes Vertragsmanagement. Der Anwender erspart sich aber viel Zeit und Mühe, wenn er auf eine speziell vorkonfigurierte Vertragsmanagement-Lösung setzt, die auf einer ECM-Standardlösung basiert.

Solution Package in fünf Minuten einsetzbar

Spezielle Vertragsmanagement-Lösungen enthalten vorkonfigurierte Features, die die wichtigsten Anforderungen abdecken und dem Anwender einen Blitzstart mit seinem neuen System ermöglichen. Alle Parameter der Vertragsakte lassen sich auch individuell anpassen.

Vorkonfiguriert sind z.B.:

• „Aktendeckel“ mit Feldern für die wichtigsten Vertragsdaten
• Ablage- und Recherchemasken
• Registerstruktur
• Prozesse für Vertragserstellung und -revision
• Fristenmanager für Kündigung, Verlängerung und Nachverhandlung
• Benutzerverwaltung mit Gruppen und Rollen

Verträge rechtssicher elektronisch managen

Die strengen Anforderungen hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Überwachung und Steuerung von Verträgen lassen sich mit speziellen IT-Lösungen wirkungsvoll unterstützen. Diese Anforderungen betreffen sowohl die Vertragswerke selbst, wie auch die damit einhergehenden Dokumente sowie Daten und Informationsobjekte wie Akten, Vorgangsinformationen etc. Auf dieser Grundlage können auch weitergehende juristische Anforderungen abgedeckt werden, wie etwa die Kategorisierung des Vertragsbestandes, die Berücksichtigung des rechtlichen Umfeldes z.B. durch SOX, Basel II etc. und die sich daraus ergebenden Anforderungen sowie die Möglichkeiten zur Risikoanalyse. Mit einem geeigneten elektronischen Vertragsmanagement-Tool wird eine große Bandbreite in der Bearbeitung von Verträgen und vertragsähnlichen Dokumenten und damit verbundenen Vorgängen abgedeckt. Hierzu zählen operative Verträge wie Kreditverträge, Rahmenvereinbarungen, Kunden- und Lieferantenverträge, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, aber auch kooperative Vereinbarungen wie Gesellschafts- und Konzernvereinbarungen sowie Verträge aus Sonderbereichen wie Versicherungen, Personalwesen und Lizenzen.

Zentrales Steuerungsinstrument: die elektronische Vertragsakte

Herzstück eines modernen elektronischen Vertragsmanagements ist die Vertragsakte. Sie nimmt alle vertragsrelevanten Schriftstücke auf, sowohl digitalisierte Papierdokumente als auch elektronisch erstellte Dokumente, und fasst sie übersichtlich zusammen, z.B. Verträge, Ausschreibungen, Schriftverkehr und eMails. Leistungsfähige Funktionen zur Aktenverwaltung innerhalb der Vertragsmanagement-Lösung erlauben eine zusätzliche Sortierung der verschiedenen Vertrags- und vertragsbegleitenden Dokumente innerhalb der Vertragsakte. Individuell definierbare Register bündeln den Inhalt der Akte nach Ordnungskriterien wie Vertragsanpassungen/ Folgeverträge, Vertragsanlagen, Schriftverkehr sowie Verweise/ Links.

Übersichtlich auf einer Art „Aktendeckblatt“, wie in einem herkömmlichen Aktenordner, enthält die elektronische Vertragsakte weitere Zusatzinformationen, die z.B. auch aus CRM- oder ERP-Systemen übernommen werden können. Dazu gehören beispielsweise Angaben zum Vertragspartner, zu Laufzeiten sowie einzuhaltende Fristen und Termine. Da alle Bearbeitungsschritte protokolliert werden, ist die Vertragsbearbeitung transparent und für jeden nachvollziehbar. Das einheitliche Berechtigungskonzept – sowohl benutzer- als auch gruppenbezogen – sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Vertragsakten haben und der Datenschutz gewahrt bleibt.

Zuverlässig überwacht: Fristen und Termine

Unverzichtbar für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung ist die workflow-gesteuerte Überwachung von Terminen und Fristen. Elektronisches Vertragsmanagement bietet die Möglichkeit, im Rahmen der elektronischen Vorgangsbearbeitung jeden Termin und jede Frist mit einer entsprechenden Aktion zu versehen und die zu diesem Zeitpunkt erforderlichen Personen/Gruppen festzulegen. Wird der zuvor definierte Termin, z.B. die Anforderung vertragsrelevanter Unterlagen, erreicht bzw. ist eine entsprechende Frist für einen Rücktritt oder einen Widerruf abgelaufen, wird damit die vorab definierte Aktion als nächste Aktivität im Rahmen des Workflows angestoßen. Eine spezielle Form der Terminierung stellen Wiedervorlagen dar, die z.B. dazu genutzt werden können, einen Vertragsvorgang zu einem periodisch wiederkehrenden Termin - beispielsweise dem ersten Werktag des folgenden Monats - dem Bearbeiter wiedervorzulegen. Die Benachrichtigung des Bearbeiters erfolgt wahlweise per eMail oder optional durch Eintrag in die Kalenderfunktion des Mail-Programms. Dieser automatische Weckruf kann eine Menge Geld, Aufwand und Ärger sparen. An diesem Beispiel wird deutlich, dass Verträge in jeder Hinsicht einen wesentlichen Baustein für den Erfolg im Wettbewerb verkörpern.

Integrität und Transparenz

Die Frage nach dem Verbleib von Akten und Dokumenten stellt sich mit der Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements nicht mehr. Es ist zu jedem Zeitpunkt direkt ersichtlich, wer gerade mit einer Akte arbeitet bzw. diese zuletzt im Zugriff hatte. Art und Ort der Ablage spielen bei elektronischen Akten keine Rolle mehr. Wesentlicher Vorteil der elektronischen Akte gegenüber der Papierform ist die gemeinsame Nutzung durch mehrere Mitarbeiter. Da die elektronische Bearbeitung von Vertragsakten und Dokumenten nicht länger an die physische Präsenz einer Papierakte gebunden ist, können gleichzeitig mehrere – berechtigte -Nutzer die Akte einsehen. Check-in/Check-out-Mechanismen verhindern, dass Personen gleichzeitig Änderungen an der Akte vornehmen. Da der Papiertransport komplett entfällt, bietet sich damit sowohl die Möglichkeit einer fachlichen Kooperation einer Gruppe von Mitarbeitern, als auch der räumlichen Kooperation über mehrere Standorte hinweg an.

Auch die Vollständigkeit und Integrität von Akten lässt sich elektronisch sicherstellen, wenn die Aktenerstellung auf Basis von vordefinierbaren „Aktenmodellen“ erfolgt. Sie legen fest, welche Dokumente und weiteren Informationen in einer Vertragsakte abgelegt werden sollen. Aktenmodelle sollten sich flexibel gestalten und dem jeweiligen Anwendungsfall anpassen lassen. Mit Rückgriff auf das jeweilige Aktenmodell überwacht die IT-Lösung dann bei der Vertragsakte, ob alle erforderlichen Informationen und Dokumente, die so genannten Pflichtinhalte, in der Akte vorhanden sind. Wenn nötig, wird der Bearbeiter darauf hingewiesen, dass bestimmte Informationen oder Dokumente noch hinzugefügt werden müssen.

Informationen auf Knopfdruck

Spürbare Arbeitserleichterung im Vertragsmanagement bringen elektronische Suchfunktionen, die sich sowohl auf die Vertragsakten als auch auf die enthaltenen Dokumente und Feldinhalte anwenden lassen. Moderne Vertragsmanagement-Lösungen enthalten neben der Multi-Feld-Suche auch inhaltsbasierte Suchmechanismen, z.B. die Volltextrecherche oder die assoziative Suche. Mit der assoziativen Suche muss der Anwender den genauen Wortlaut nicht kennen, den er sucht, er muss den gewünschten Inhalt nur in einigen Worten oder Sätzen beschreiben. Das ist gerade bei komplexeren Vertragswerken mit umfangreicheren Passagen und Ausführungen eine sehr nützliche Funktion, um alle zu einem bestimmten Thema relevanten Dokumente als Ergebnis präsentiert zu bekommen. Die assoziative Suche arbeitet fehlertolerant und ist sprachunabhängig, was sich insbesondere bei internationalen Vertragswerken positiv bemerkbar macht.