Dokumentenmanagement gilt heute als eine integrierte Komponente von ECM Enterprise Content Management und dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei handelt es sich meistens um ursprünglich papierbasierte Dokumente. Mithilfe des Workflow werden Dokumente unmittelbar in vorhandene Geschäftsprozesse eingebunden. Die Erledigung von Aufgaben wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge unterstützt und die notwendige Information allen Beteiligten zur Verfügung gestellt. Entsprechende Berechtigungskonzepte regulieren den Zugriff auf sensible Daten.

Wesentliche Eigenschaften des Dokumentenmanagement

• Visualisierte Ordnungsstruktur
• Checkin und Checkout
• Versionierung
• datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur indexbasierten Suche

Im Gegensatz zum Dateisystem stehen beim Dokumentenmanagement beliebige Felder zu Recherchezwecken zur Verfügung. Eine populäre Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies dynamisch gesteuert durch Berechtigungen, Statusmerkmale und Auswertung der Attribute der Dokumente und Dokumentklassen, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch zur Laufzeit als Sicht generiert wird.

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