Email Management ist mehr als Sicherheit und Performance
Kommunikation hat mit dem Einzug der Email eine ungeahnte Dynamik erhalten. Entfernungen werden per Mouseklick überbrückt und Entscheidungen schnell herbeigeführt. Doch die Zahl und die geschäftskritische Bedeutung der Emails ist schneller gewachsen als die Anpassung der Unternehmensorganisation. Emails existieren oftmals in einer Parallelwelt und sind nicht in die Unternehmensprozesse eingebunden. Vielen Unternehmen ist mittlerweile zwar bewusst, dass es ganz handfeste gesetzliche Regelungen für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails gibt, doch an der praktischen Umsetzung hapert es gerade bei kleineren und mittleren Betrieben noch häufig. Oftmals wird die Notwendigkeit für das eigene Unternehmen nicht gesehen oder die klassische Backup-Sicherung der Daten, die den rechtlichen Anforderungen in aller Regel nicht genügt, wird als ausreichend erachtet.
Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen
Grundsätzlich wichtig zu wissen: E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr als Handelsbriefe (§ 257 Handelsgesetzbuch) eingestuft und unterliegen damit exakt den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe. Daraus folgt in der Praxis beispielsweise, dass steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails bis zu zehn Jahre lang, Mails mit anderen geschäftlich bedeutsamen Inhalten bis zu sechs Jahre lang geordnet und revisionssicher aufzubewahren sind.
Zu den Anforderungen zählen deutsche Gesetze wie das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Gesetz für mehr Kontrolle und Transparenz in Unternehmen (KontraG), aber auch die GDPdU - die Grundsätze zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Dazu kommen Datenschutz- und Telekommunikationsgesetz. Aber auch die Umsetzung der DIN ISO9000ff erfordert den geregelten Umgang mit Email-Dokumenten.
Mehr Performance für Ihre Mailserver
Sie machen regelmäßig ein Backup, sagt Ihr IT-Leiter oder Dienstleister? Das ist gut so, hat aber nur wenig mit den Vorteilen einer speziellen Email-Archivierungssoftware zu tun. Beim Backup wird z.B. bei MS-Exchange jedes Mal die komplette .PST-Datei gesichert. Und die wächst und wächst und wächst. Genauso wie die Last Ihres Postfaches, die sich durch Backup in keiner Weise reduziert. Email-Archivierungssoftware indiziert und sichert jede Email einzeln. Somit wird der Mailserver geschont, das Backup wird einfacher und die Wiederherstellung einer alten Mail erfolgt in sekundenschnelle
Organisatorische Gründe
Wollen Sie wirklich jeden einzelnen Mitarbeiter entscheiden lassen, welche Email aufzubewahren ist? Und wer sorgt für die korrekte Zuordnung zum Geschäftsvorfall z.B. in der Kundenakte? Die unterschiedlichen Lösungskonzepte unterscheiden sich darin, wie umfangreich die Einbindung von Emails in die vorhandenen Geschäftsprozesse erfolgt. Es gibt Email-Archivierung als Komponente ganzheitlicher ECM-Suiten oder als Spezialläsung für Archivierung und Suche von Emails.
