Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information mittels spezieller Archivsysteme. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information bildet die Grundlage für eine effiziente Büroorganisation von Unternehmen und Verwaltungen.

Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinanderzusetzen.

Revisionssichere elektronische Langzeitarchivierung

Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt. Das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung geben die Grundlagen für die Speicherung vor, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder elektronischen Systemen.

Merksätze zur revissionsicheren elektronischen Archivierung

Im Mai 2009 hat der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) die zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung aktualisiert, die bereits in den 90er Jahren erstmals veröffentlicht wurden. Sie definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektronischen Archivlösung und soll Unternehmen darin unterstützen, eine Archivumgebung zu implementieren, die den rechtlichen Regularien entsprechen.

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